Vademecum Bilancio 2023

Esamineremo i passaggi da seguire, fornendo una tabella di riepilogo delle procedure fino al deposito del Bilancio.

1) Approvazione del bilancio d'esercizio: le fasi essenziali da seguire

Indipendentemente dalla data di convocazione dell'assemblea, l'approvazione del bilancio avviene al termine delle seguenti fasi obbligatorie, che saranno successivamente approfondite:

- Redazione del progetto di bilancio e della relativa Relazione sulla gestione;

- Trasmissione del progetto di bilancio e della Relazione sulla gestione all'organo di controllo (se presente);

- Deposito del bilancio presso la sede sociale per la visione da parte dei soci.

Gli amministratori delle società di capitali sono tenuti a redigere annualmente il progetto di bilancio, che comprende lo Stato patrimoniale, il Conto economico, la Nota integrativa e il Rendiconto finanziario per le imprese di maggiori dimensioni, al fine di migliorare l'informativa sulla situazione finanziaria della società (in conformità alle nuove disposizioni del D.L. 139/2015). Sono esonerate dalla redazione del Rendiconto finanziario le società che redigono il bilancio in forma abbreviata (art. 2435-bis c.c.) e le micro imprese. Inoltre, devono redigere la Relazione sulla gestione, se richiesta ai sensi dell'art. 2428 del c.c.

Se nella società è presente l'organo di controllo, i documenti devono essere trasmessi all'organo di controllo (Collegio sindacale, revisore o società di revisione) almeno 30 giorni prima della data di approvazione del bilancio. Ad esempio, se l'assemblea di approvazione del bilancio chiuso al 31.12.2023 è stata convocata per il 26.04.2024, gli amministratori dovranno inviare il progetto di bilancio (e, se del caso, la relazione sulla gestione) entro il 28.03.2024. L'organo di controllo utilizzerà questi documenti per formulare la sua relazione.

Se nella società non c'è l'organo di controllo, i documenti possono essere depositati immediatamente presso la sede sociale.

2) Deposito del bilancio d'esercizio presso la sede sociale

Il progetto di bilancio, insieme alla Relazione sulla gestione, alla relazione del Collegio sindacale/altro organo di controllo, deve rimanere depositato presso la sede della società per i 15 giorni precedenti alla data dell'assemblea e fino alla sua approvazione, in modo che i soci possano consultarli.

Ecco due esempi che illustrano a partire da quale data i documenti sopra citati devono essere depositati, a seconda della data di convocazione dell'assemblea:

3) Convocazione dell'assemblea per l'approvazione del bilancio d'esercizio

Dopo aver completato tutte le procedure sopra menzionate nei rispettivi termini, il bilancio deve essere approvato dall'assemblea dei soci, che deve essere convocata in modi diversi a seconda del tipo di società (Spa o Srl):

Per le Società a responsabilità limitata (Srl), se non è previsto nulla nell'atto costitutivo, la convocazione avviene tramite lettera raccomandata, da inviare ai soci almeno 8 giorni prima della data fissata per l'assemblea, presso il domicilio che risulta al Registro Imprese, e in essa devono essere indicati il giorno, l'ora, il luogo e gli argomenti da trattare.

Per le Società per azioni (Spa), invece, la convocazione deve avvenire:

- Per le società non quotate sul mercato mediante lettera di convocazione inviata ai soci 8 giorni prima, oppure tramite fax, e-mail o altri mezzi di comunicazione che garantiscano la prova dell'avvenuto ricevimento.

- Per le società quotate sul mercato tramite pubblicazione in Gazzetta Ufficiale o su un quotidiano indicato nello statuto sociale, almeno 15 giorni prima rispetto al giorno fissato per l'assemblea.

Il bilancio deve essere approvato entro i termini stabiliti dall’art. 2364, comma 2, del Codice civile:

- entro 120 giorni dalla chiusura dell'esercizio (termine ordinario); quest'anno il termine scade il 30.04.2024 per i soggetti con periodo d’imposta coincidente con l’anno solare;

- entro 180 giorni dalla chiusura dell'esercizio (termine straordinario); quest'anno il termine scade il 28.06.2024 per i soggetti con periodo d’imposta coincidente con l’anno solare. La possibilità di approvare il bilancio entro il termine straordinario di 180 giorni è prevista solo in alcune situazioni particolari, specificamente previste dal codice civile:

- società tenute alla redazione del bilancio consolidato;

- presenza di particolari esigenze connesse con la struttura e l’oggetto della società; in quest’ultimo caso, il maggior termine deve essere previsto dallo statuto della società.

4) Riepilogo delle fasi di approvazione del bilancio d'esercizio: una tabella riassuntiva

* Nel caso delle Spa che utilizzano il mercato del capitale di rischio, è necessario convocare l'assemblea almeno 15 giorni prima della data di approvazione, quindi entro il 15.04.2024.