Il deposito del bilancio d’esercizio deve essere effettuato presso il competente Registro delle imprese, preferibilmente tramite procedura telematica. Tuttavia, alcune Camere di commercio non consentono il deposito tramite supporto informatico e non accettano la modalità cartacea.
Gli amministratori hanno a disposizione più possibilità per effettuare il deposito con modalità telematica:
- utilizzando il software FeDraPlus insieme alle proprie credenziali Telemaco per accedere all’area riservata del sito del Registro delle imprese;
- direttamente dal sito del Registro delle Imprese, accedendo con le proprie credenziali Telemaco, e utilizzando la procedura telematica BilanciOnline, disponibile sul sito;
- attraverso il nuovo servizio DIRE, accessibile dall’omonimo sito internet, predisposto di recente dalle Camere di Commercio proprio per trasmettere telematicamente depositi e istanze al Registro delle imprese.
La scelta della modalità da utilizzare non è sempre a discrezione del contribuente; infatti, nel caso in cui sia necessario depositare anche l'elenco dei soci, l'unico modo effettivo per farlo è tramite il software FeDraPlus.
Per contro, nel diverso caso in cui non sia necessario depositare l’elenco dei soci, le altre procedure telematiche costituiscono probabilmente delle modalità più semplificate e agevoli per condurre in porto l’operazione.
Prima di procedere con il deposito effettivo, è consigliabile che il contribuente verifichi attentamente la correttezza formale dei documenti generati in formato XBRL. Questa verifica può essere facilmente eseguita utilizzando il software Tebeni, che consente anche la visualizzazione dell'istanza in formati pdf, html o csv.
Su ogni documento depositato devono essere riportate:
- la denominazione della società;
- il suo codice fiscale;
- il numero di iscrizione al Registro delle imprese;
- la sede competente del Registro delle imprese.
Per effettuare il deposito, è obbligatorio firmare digitalmente tutti i documenti, che possono essere firmati alternativamente dall'amministratore o dal liquidatore della società, da un soggetto con procura speciale per il deposito (se accettato dalla Camera di commercio), o da un professionista abilitato iscritto all'albo dei Dottori commercialisti e degli Esperti contabili, come previsto dall'articolo 31 comma 2-quater e 2-quinquies della Legge 340/2000.
Il professionista è tenuto a dichiarare di essere stato formalmente incaricato dal legale rappresentante della società per eseguire l'adempimento e di attestare la sua qualifica di professionista regolarmente iscritto all'albo. Questa dichiarazione deve essere inserita nel Modello XX-NOTE e varia a seconda che la firma digitale di cui dispone sia con un certificato di ruolo o meno. Nel caso in cui il deposito venga effettuato tramite la procedura BilanciOnline, il professionista dovrà indicare l'ordine di appartenenza e il numero di iscrizione nei campi disponibili del modulo per la trasmissione del deposito.
I documenti depositati dall’amministratore, dal liquidatore, dal procuratore o dal commercialista, oltre ad essere firmati digitalmente da questi soggetti, devono anche essere accompagnati dalla Dichiarazione di conformità, che attesta la conformità del documento depositato all'originale, depositato presso la sede della società. La Dichiarazione di conformità non è richiesta quando il bilancio in formato XBRL è firmato digitalmente dall’amministratore o dal liquidatore, e, per gli altri documenti, solo nel caso in cui questi, presentati in duplicato informatico, sono firmati digitalmente da tutti coloro che hanno fisicamente firmato gli originali.
Per ulteriori informazioni operative sulle procedure di deposito, è possibile scaricare qui il Manuale operativo per il DEPOSITO BILANCI al Registro delle Imprese relativo alla Campagna bilanci 2023, predisposto da UNIONCAMERE.
